Os primeiros passos para fazer negócios com a China. Seis dicas para a correspondência comercial
Baseado nos meus 20 anos de experiência na China, gostaria de compartilhar com vocês seis nuances da correspondência comercial com empresas chinesas.
Primeiro, hoje em dia, as cartas comerciais são enviadas por e-mail, o que implica em uma certa simplificação na hora de prepará-las. Isso é aceitável quando os parceiros já se conhecem. No entanto, se o seu primeiro e-mail estiver assinado simplesmente com um "gerente Victor", você ficará esperando uma eternidade por uma resposta.
A melhor coisa é fazer uma primeira carta no papel timbrado de sua empresa, onde haja o logotipo, o contato, o cargo e a assinatura do chefe, e enviá-la em anexo junto com o primeiro e-mail. Na China, as cartas com carimbos e assinaturas são vistas com mais respeito.
Ao enviar uma carta em papel timbrado oficial, você pode esperar uma atitude mais atenciosa do destinatário chinês em relação a você.
Segundo, ao contrário da correspondência comercial em inglês, os e-mails chineses nunca usam o termo "querido" (dear / 亲爱的) ao se referir ao destinatário pelo nome. O termo utilizado é equivalente a "ilustríssimo" (尊敬的).
Terceiro, na correspondência comercial, os chineses não se esforçam para falar de uma maneira exageradamente sofisticada, por isso é melhor escrever o texto em uma linguagem simples e compreensível. O mais importante é transmitir a mensagem.
Se você quiser fazer perguntas ao seu parceiro chinês, você deve formulá-las da maneira mais curta possível e não esquecer de enumerá-las para obter respostas para cada uma delas. Caso contrário, nem todas as suas perguntas serão respondidas.
Quarto, aproximadamente 15% dos e-mails enviados na China não chegam aos destinatários finais na primeira tentativa. Por esta razão, aconselho incluir no final do e-mail a seguinte frase: "Por favor, confirme o recebimento desta mensagem" (烦请确认收到此邮件). Se você não receber a confirmação dentro de 10 dias úteis, você deverá enviar o e-mail novamente.
Quinto, vamos falar sobre os arquivos em anexo. No decorrer da troca de e-mails, muitas vezes surgem dúvidas sobre documentos (catálogos, projetos, currículos) anexados às mensagens principais.
Para o caso de posteriormente ser necessário esclarecer alguma dúvida, é recomendável indicar no corpo do e-mail o nome exato do documento que está sendo anexado, o seu número de páginas e em que idioma ele foi elaborado.
Com uma descrição detalhada do anexo no corpo do e-mail, você não receberá do destinatário um comentário do tipo: "Estava em anexo?". Mantenha sua correspondência eletrônica em um arquivo à parte. Acredite, a organização é uma ótima coisa ao se comunicar com um parceiro!
Sexto, agora, falaremos sobre o protocolo chinês e as cartas de agradecimento. Historicamente, a China atribui grande importância ao cumprimento dos requisitos de protocolo durante os eventos. Por esta razão, os serviços de protocolo (礼兵司) de muitas organizações chinesas têm tanta ou mais autoridade com a liderança do que as unidades operacionais, com as que você negocia diretamente.
Sou testemunha de vários casos em que os serviços de protocolo de organizações chinesas, devido ao não cumprimento dos prazos ou dos procedimentos de inscrição, cancelaram reuniões ou apresentações importantes de pessoas VIP russas e até chinesas, o que acabou com muitos importantes projetos de cooperação.
Em muitas organizações chinesas, os serviços de protocolo são responsáveis pela correspondência "externa". Isso significa que seu e-mail chegará primeiro no "protocolo" e dele depende se será transferido para o departamento comercial da empresa. Portanto, se houve progresso na troca de documentos com o lado chinês ou se você participou de um evento importante com uma empresa chinesa, não se esqueça de enviar um e-mail posterior agradecendo "pela boa organização e pelos resultados alcançados”. Este é um elemento importante no estabelecimento de relações com uma empresa chinesa. Este e-mail ou uma cópia dele certamente chegará ao serviço de protocolo da empresa e, possivelmente, ajudará na organização dos próximos eventos de "protocolo" com o parceiro chinês.
Autor do canal "Negócios com a China. Vinte anos de experiência"