Первые шаги в бизнесе с Китаем. Шесть нюансов деловой переписки

На основе своего опыта 20-летней работы в Китае хотел бы обратить внимание на некоторые нюансы деловой переписки с китайскими компаниями.

Во-первых, сейчас деловые письма отправляются по электронной почте, что располагает к некоторому упрощенчеству при их составлении. Это допустимо, когда партнеры знакомы друг с другом. Однако, если Ваше первое электронное письмо будет подписано: «менеджер Виктор», ответа придется ждать вечно.

Начальное письмо лучше оформить на бумажном бланке Вашей компании, на котором указаны логотип, координаты, должность и подпись руководителя, и отправить приложением к сопроводительному электронному письму. В Китае с уважением относятся к письмам с печатями и солидными подписями.

Направив письмо на официальном бланке, можно рассчитывать на более внимательное отношение китайского адресата к Вашему обращению.

Во-вторых, в отличие от деловой переписки на английском языке в китайских письмах при обращении по имени к адресату никогда не используется термин «дорогой» (Dear/亲爱的), а применяется сухое «уважаемый» (尊敬的).       

В-третьих, в деловых письмах китайцы не стремятся к изощренным оборотам речи, поэтому текст лучше писать простым и понятным языком. Главное в тексте - донести суть своего обращения.

При наличии у Вас вопросов к партнеру следует формулировать их максимально кратко и обязательно нумеровать, чтобы получить ответ на каждый из них. В противном случае ответы придут не на все Ваши вопросы. 

В-четвертых, примерно 15% отправленных электронных сообщений в Китае не доходят с первого раза до конечных получателей, поэтому советую включать в тексты электронных писем заключительную фразу «Прошу подтвердить получение этого сообщения» (烦请确认收到此邮件). Не получив подтверждения в течении 10-ти рабочих дней, необходимо направить письмо повторно.

В-пятых, об оформлении приложений к письмам. В ходе переписки нередко возникают вопросы по документам, направленным приложениями к основным письмам (каталоги, проекты, резюме).

На случай уточнения неясностей желательно указывать в сопроводительном электронном письме точное название документа в приложении, количество страниц в нем, и на каком языке он подготовлен.

При подробном описании приложения в сопроводительном письме Вы не получите от получателя комментарий типа «А разве было приложение?». Храните Вашу электронную переписку в отдельном архиве, поверьте, «штабная культура» - великая вещь в общении с партнером!

В-шестых, о китайском протоколе и благодарственных письмах. Так уж исторически сложилось, что в Китае соблюдению протокольных требований в ходе мероприятий издавна придается большое значение, поэтому службы протокола (礼兵司) многих китайских структур имеют не менее (а то и более) сильный авторитет у руководства, чем оперативные подразделения, с которыми вы ведете прямые переговоры.

Я являюсь очевидцем целого ряда случаев, когда протокольные службы китайских организаций по причине несоблюдения сроков или процедур подачи заявок жестко отменяли важные встречи или выступления российских и даже китайских VIP-представителей, что разрушило немало серьезных проектов сотрудничества.

Во многих китайских структурах протокольные службы отвечают за «внешнюю» переписку. Это значит, что Ваше письмо сначала попадет в «протокол», и от него зависит, передадут ли его в коммерческий отдел компании. Поэтому, если в Вашем документообороте с китайской стороной достигнут прогресс или Вы приняли участие в важном мероприятии с китайской компанией, не забудьте по итогам направить китайской стороне письмо с благодарностью «за четкую организацию и плодотворные результаты». Это - важный элемент налаживания отношений с китайской компанией. Такое письмо или его копия обязательно попадет в протокольную службу китайской компании и, возможно, потом сослужит хорошую службу в организации следующих «протокольных» мероприятий с китайским партнером.

Автор канала «Бизнес с Китаем.  Опыт 20 лет ».